Odpowiednia segregacja i uporządkowanie dokumentów to kluczowa kwestia podczas prowadzenia własnej firmy. Poniżej podpowiadamy jak poradzić sobie z problemem piętrzących się na biurku dokumentów.
Jak poradzić sobie z dokumentami w domu i małym biurze?
Prowadząc małą firmę czy też jednoosobową działalność gospodarczą trzeba zmierzyć się z problemem gromadzenia i segregowania dokumentów. Od faktur dla klientów, przez różnego rodzaju pozwolenia na urzędowych pismach kończąc. Co ważne do niektórych z tych dokumentów trzeba mieć cały czas stały dostęp. Dlatego tak istotne jest ich odpowiednie przechowywanie i segregowanie. Poniżej postaramy się podpowiedzieć jak prawidłowo podejść do tego zagadnienia.
Na potrzeby tego artykułu przyjmijmy, że dokumenty gromadzone są w biurze, które znajduje się w domu. Nie wszyscy mali przedsiębiorcy mogą sobie bowiem pozwolić na wynajem powierzchni biurowej lub też zwyczajnie jej nie potrzebują ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Taka sytuacja sprawia, że najczęściej zmuszeni będą wszelkie niezbędne dokumenty rozmieścić na stosunkowo niewielkiej przestrzeni. Liczyć zatem będzie się dobre zagospodarowanie domowego biura. Przyniesie to jednak wiele korzyści. Pozwoli w przyszłości zaoszczędzić czas oraz zyskać schludne i estetyczne miejsce pracy.
Większość osób może być przerażona ilością dokumentów, jakie mogą nagromadzić się nawet w bardzo krótkim czasie. Co jednak ważne ich dobra organizacja wcale nie musi być aż tak trudna. Kluczowe jest tutaj postawienie na systematyczność działań oraz wyposażenie się w akcesoria, które pomogą w przechowywaniu dokumentów. Do tego typu produktów zaliczyć należy segregatory oraz teczki, które po odpowiednim oznaczeniu lub zastosowaniu przekładek indeksujących pozwolą w prosty sposób odnaleźć potrzebny dokument. Większą ilość teczek i segregatorów najlepiej natomiast będzie umieścić w zbiorczym pudełku. Najlepiej sprawdzą się tutaj pudełka archiwizacyjne, które są wytrzymałe i umożliwiają prosty dostęp do potrzebnych materiałów.
Systematyczność to klucz do sukcesu
Jak wspomnieliśmy jednak wcześniej same akcesoria do pakowania nie pomogą, jeżeli nie będziecie systematycznie dbać o segregację dokumentów. Odstawienie tego zadania na później to proszenie się o kłopoty. Ważne jest wybranie i konsekwentne trzymanie się raz obranego porządku organizowania dokumentów.
Tutaj z całą pewnością pomocne będą różnego rodzaju etykiety oraz kolorowe karteczki. Ustalenie, jakie statusy należy przyporządkować do konkretnego koloru pozwoli w przyszłości w prosty sposób odnaleźć się w gąszczu dokumentów. Czerwona etykieta możne oznaczać na przykład faktury do zapłacenia. Po uregulowaniu płatności wystarczy tylko usunąć etykietę lub podmienić na inną i cieszyć się doskonałą organizacją w dokumentach.
Nie tylko papierowa dokumentacja wymaga segregacji
Z racji iż żyjemy w XXI wieku nie tylko tradycyjne dokumenty wymagają odpowiedniego usystematyzowania i segregacji. Dotyczy to też dokumentów w formie cyfrowej. Warto zatem zadbać o kopie zapasowe co bardziej newralgicznych umów i dokumentów, jakie posiadacie w formie elektronicznej.
Oprócz tego trzeba zdawać sobie sprawę, że raz do roku lub też przynajmniej raz na dwa, lub trzy lata dobrze jest przeglądnąć cała zgromadzoną dokumentację i zweryfikować czy część faktur, lub umów nie jest już zwyczajnie niepotrzebna. Część dokumentów na pewno będzie trzeba pozostawić, gdyż na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek ich przechowywania przez okres pięciu lat. Znajdą się jednak też na pewno wśród dokumentów różnego rodzaju regulaminy bankowe czy też cenniki, które bez większego żalu będzie można wyrzucić robiąc tym samym miejsce dla kolejnych dokumentów.
Reasumując, przy odpowiednim dobraniu akcesoriów do przechowywania dokumentów oraz systematyczności w ich porządkowaniu można cieszyć się z idealnie uporządkowanej firmowej dokumentacji co nie tylko przełoży się na sprawniejszą pracę, ale sprawi też, że przebywanie w biurze, gdzie wszystko znajduje się na swoim miejscu będzie znacznie przyjemniejsze.