Wedle przepisów dane wrażliwe muszą być dokładnie przechowywane i po odpowiednim czasie niszczone. Prowadząc firmę należy mieć świadomość tego, jakie dane trzeba przechowywać, a jakie dane mogą zostać zniszczone i po ilu latach należy to wykonywać.
Brakowanie
Brakowanie to segregowanie tych akt oraz danych, które już – zgodnie z prawem – mogą być zniszczone. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się w taki sposób, by nie dało się odczytać żadnych danych. Małe firmy często mogą sobie pozwolić na samodzielne niszczenie różnego rodzaju dokumentów. Jednak w przypadku dużych firm lepszym rozwiązaniem wydaje się być skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w utylizacji dawnych dokumentów, dysków DVD itp. Zniszczeniu podlegają np. dokumenty podatkowe po 5 latach ich przechowywania czy dokumenty studenckich prac kończących po 10 latach.
Digitalizacja
Część dokumentów może zostać zdigitalizowana, czyli nagrana na nośnik multimedialny lub widniejąca w systemie informatycznym. Są to dane, które nie muszą pozostawać dokładnie w takiej formie, w jakiej były przechowywane (mowa tu o papierze), ale muszą pozostać przechowywane nawet do 50 lat. Dzięki digitalizacji proces przechowywania zajmuje dużo mniej miejsca i jest zdecydowanie tańszy dla każdej firmy.
Archiwizacja
Część danych nie może podlegać niszczeniu dokumentów ani ich digitalizacji. Są one wymagane do przechowywania i tak jest np. z danymi dotyczącymi rozliczeń podatkowych pracowników, ale tylko poniżej 5 lat od ich daty ważności. Niektóre umowy muszą jednak znajdować się w archiwum nawet przez 50 lat więc warto zwrócić uwagę na właściwe teczki czy klipsy, które powinny zapobiegać zniszczeniu danych i w efekcie ich utracie. Przechowywane dokumenty powinny być bowiem możliwe do odczytania.
Skąd czerpać wiedzę?
Przepisy dokładnie określają, która umowa, zaświadczenie czy formularz powinny być przechowywane, a które mogą ulec zniszczeniu. Dlatego warto sprawdzać odpowiednie akty prawne, by nie mieć problemów w przypadku niezapowiedzianej kontroli.