Przechowywanie dokumentów w firmie to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Sprawdź, jakie wymogi należy spełnić i jak stworzyć wzorcowe archiwum. Przepisy związane z ochroną danych osobowych są bardzo rygorystyczne. Bezpieczeństwo informacji jest priorytetem przedsiębiorstw, gdzie przepływ danych i obieg dokumentów to naturalny element codzienności. Firmy dbają nie tylko o odpowiednie zabezpieczenie sieci, ale ich obowiązkiem jest również odpowiednie przechowywanie dokumentów. Proces archiwizacji musi spełniać określone wymogi.
Przechowywanie dokumentów – co na ten temat mówi prawo?
Przepisy polskiego prawa nie pozostawiają złudzeń – każdy przedsiębiorca posiadający swoją działalność jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji firmowej w oryginalnej formie przez określony czas. Obowiązek ten dotyczy:
- dokumentacji pracowniczej (umowy, badania lekarskie, klauzule poufności i in.)
- dokumentów księgowych (sprawozdania finansowe, listy płac, faktury i in.)
Dokumenty te są potrzebne między innymi dla celów podatkowych i postępowań administracyjnych, a takie instytucje jak ZUS czy Urząd Skarbowe mogą przeprowadzić na ich podstawie kontrole w firmie.
Zgodnie z najnowszymi przepisami, okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej uległ znacznemu skróceniu. Dawniej było to 50 lat, a mocą ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 357) przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać te dokumenty przez 10 lat od momentu ustania zatrudnienia. Co ważne, nowe przepisy dają możliwość prowadzenia spraw pracowniczych i archiwizacji akt osobowych pracowników również w formie elektronicznej.
Zmiany zaszły również w przepisach dotyczących archiwizacji dokumentów księgowych. Od dnia 1 stycznia 2019 r. nie trzeba już bezterminowo przechowywać sprawozdań finansowych. Okres ten został skrócony do pięciu lat od początku roku następującego po zatwierdzeniu tego dokumentu.
Archiwizacja dokumentów – obowiązki przedsiębiorców
Obowiązki przedsiębiorców nie kończą się na samym przechowywaniu firmowej dokumentacji. Archiwizacja papierowych dokumentów powinna przebiegać według ściśle określonych procedur, a samo archiwum musi spełniać określone kryteria. Co mówią na ten temat najnowsze przepisy?
- Dokumentacja powinna być przechowywana w przeznaczonym do tego pomieszczeniu, które jest nadzorowane przez firmę.
- Właściciele firm mają obowiązek chronić dokumenty przed zniszczeniem, a więc: zapewnić im odpowiednią wilgotność i temperaturę. Te parametry powinny być codziennie mierzone i rejestrowane.
- Do dokumentacji mogą mieć dostęp wyłącznie osoby upoważnione – to daje pewność, że żadne istotne dane nie wydostaną się na zewnątrz i nie zostaną użyte niezgodnie z przeznaczeniem.
- Przedsiębiorstwa musi dołożyć wszelkich starań, aby pomieszczenie, w którym mieści się archiwum było należycie chronione. Nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka kradzieży i włamania, jednak warto zainwestować w blokady i systemy alarmowe, które mogą dodatkowo zabezpieczyć pomieszczenie.
Są to wytyczne Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które nie mają wyłącznie charakteru zaleceń. Od stycznia 2020 r. każde archiwum z dokumentami pracowniczymi może zostać skontrolowane, a niestosowanie się do przepisów ma skutkować karami. Póki co urzędnicy nie podają konkretnych kwot. Wiadomo jednak, że każdy przypadek ma być rozpatrywany indywidualnie, a wysokość grzywny będzie uzależniona od okoliczności.
Archiwa księgowe również podlegają podobnym rygorom. Co więcej, przepisy wyraźnie zaznaczają, że bardzo istotny jest porządek dokumentacji, który znacznie ułatwi znalezienie konkretnych druków. Dzięki temu kontrole Urzędu Skarbowego przebiegają sprawniej i są mniej stresujące dla pracowników i właściciela firmy.
Jakie kryteria powinno spełniać wzorcowe archiwum?
Pomieszczenie, w którym znajduje się archiwum, powinno spełniać obowiązujące standardy. Co to oznacza w praktyce?
Wzorcowe archiwum to pomieszczenie zabezpieczone kodem. Kod dostępu, znany wyłącznie osobom upoważnionym, sprawdzi się lepiej niż klucz. Nie ma wątpliwości, że łatwiej jest wykraść klucz niż złamać szyfr. Dostęp do tego pomieszczenia powinny mieć wyłącznie osoby zaufane i dokładnie sprawdzone przez właściciela firmy. Ważne, aby każda z nich była poinformowana o konsekwencjach, jakie niesie ze sobą nieprzestrzeganie procedur. Pomieszczenie można dodatkowo zabezpieczyć alarmem, a cenniejsze dokumenty mogą być przechowywane np. w sejfie.
Wewnątrz pomieszczenia powinny znajdować się wskaźniki temperatury i wilgoci. Należy dbać, by temperatura wewnątrz wynosiła od 14 do 20 stopni Celsjusza, a wilgotność wahała się w przedziale 45-60%. Upoważniona osoba (lub sam właściciel firmy) powinna codziennie kontrolować parametry i prowadzić ich rejestr. Warto już na samym początku zadbać o to, aby siedziba firmy była odpowiednio zabezpieczona przed pożarem i awariami sieci wodno-kanalizacyjnej.
Wzorcowe archiwum charakteryzuje się też nienagannym porządkiem. Dokumenty powinny być posegregowane w logiczny i intuicyjny sposób, który umożliwi ich szybką identyfikację.
Archiwizowanie dokumentów na zewnątrz – dlaczego warto?
Właściciele niewielkich firm również prowadzą dokumentację pracowniczą i księgową, jednak ich biuro jest za małe, aby stworzyć archiwum, które spełniałoby standardy. Co w takiej sytuacji zrobić? Firmy takie jak Rhenus Data Office Polska dają możliwość przechowywania dokumentów (w formie papierowej oraz elektronicznej) w zewnętrznym archiwum, które spełnia wszystkie standardy bezpieczeństwa.
Rozwiązanie to ma bardzo wiele zalet. Oto niektóre z nich:
- Oszczędność finansowa – przechowywanie i archiwizacja dokumentów w zewnętrznym archiwum może okazać się tańsze niż utrzymywanie pomieszczenia oraz upoważnionych osób, które będą się nim zajmowały.
- Oszczędność miejsca – zlecenie przechowywania dokumentów firmie Rhenus Data Office Polska pozwala zaoszczędzić firmową przestrzeń. Nie ma potrzeby urządzania dodatkowego pomieszczenia lub wydzielania miejsca w magazynie.
- Oszczędność energii – nie ma wątpliwości, że konieczność spełnienia szeregu rygorystycznych przepisów to dodatkowy stres. Można więc zlecić całą procedurę firmie zewnętrznej, która spełnia wszystkie wymogi związane z bezpieczeństwem danych.
- Oszczędność czasu – dzięki specjalnej platformie online można szybko uzyskać dostęp do poszukiwanych dokumentów. To znacznie skraca czas pracy i zwiększa jej komfort.