Kancelarie prawnicze coraz częściej korzystają z nowych technologii. W ten sposób mogą zaoferować lepszą obsługę klienta i usprawnić swoją pracę. Kancelaria prawna program pozwala zautomatyzować przepływ pracy. Dzięki temu możesz zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. Możesz też zaproponować spersonalizowaną obsługę klienta.
Sprawdź przepływ pracy w swojej kancelarii.
Zanim zaczniesz szukać programu dla kancelarii prawnej, upewnij się, że dokładnie rozumiesz zachodzące w niej procesy. Pomyśl o stworzeniu wizualnej mapy procesów, w które zaangażowani są Twoi pracownicy. Dzięki temu możesz sobie łatwo wyobrazić, jak wygląda przepływ pracy w Twojej kancelarii i w jaki sposób personel wykonuje codzienne zadania.
Z pozoru koncepcja wydaje się prosta, jednak w rzeczywistości jej opracowanie może stanowić nie lada wyzwanie. W kancelarii prawnej istnieje wiele różnych punktów kontaktowych dla dokumentów i projektów. Dlatego zwizualizowanie przepływu pracy nie zawsze jest łatwe. Pomaga jednak wybrać właściwe oprogramowanie. Dobra wiadomość jest taka, że poświęcony czas na pewno Ci się później zwróci. Odpowiedni kancelaria prawna program usprawni pracę firmy.
Na co warto zwrócić uwagę, wybierając program?
Gdy już w pełni poznasz procesy w kancelarii, możesz poszukać właściwego oprogramowania. Powinno pasować do potrzeb Twoich i klientów. Zastanów się, jakie są funkcje są niezbędne, a jakie niekoniecznie. Sprawdź, czy proponowane opcje działają zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
Skorzystaj z wersji próbnej, jeśli jest taka możliwość. Skorzystaj z prezentacji, seminariów internetowych i szkoleń dostarczonych przez firmę produkującą oprogramowanie dla kancelarii. Następnie wprowadź i prześlij ważne informacje związane z programem. Użyj proponowanych narzędzi i zobacz, czy rzeczywiście ułatwiają pracę. Zastanów się, na ile intuicyjne jest dane oprogramowanie. Ile ma wbudowanych funkcji? Ile kosztuje? Jakie są dodatkowe koszty? Odpowiedzi na te pytania mogą być decydujące.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Jeśli już zdecydowałeś się na konkretny program dla kancelarii prawnej, możesz przystąpić do przeprowadzenia szkoleń. Pokaż wszystkim pracownikom, jak działa dane oprogramowanie i jak z niego korzystać.
Upewnij się, że rozumieją, w jaki sposób może usprawnić przepływ pracy. Pokaż, jak kancelaria prawna program usprawni przyjmowanie klientów, obsługę kalendarza i współpracę w firmie. Powiedz o dodatkowych zaletach, takich jak komunikacja z klientem, śledzenie pracy, fakturowanie i pobieranie płatności.
Zacznij od celów, a nie od funkcji. Zbyt często firmy prawnicze kupują program, nie zastanawiając się, czego tak naprawdę potrzebują. Zastanów się zarówno nad krótkoterminowymi, jak i długoterminowymi celami. Nie musisz się ograniczać tylko do podstawowych funkcji, takich jak kalendarz, obsługa klientów i przygotowywanie dokumentów. Im więcej zadań zautomatyzujesz, tym spokojniej skupisz się na podstawowej działalności.
Prawnicy wybierają zwykle kancelaria prawna program na 5-10 lat lub dłużej (czasem nawet dłużej). Dlatego koniecznie zastanów się nad możliwymi przyszłymi potrzebami. Przeanalizuj potencjalne szanse i ryzyko. Zastanów się, do czego chcesz wykorzystać oprogramowanie. Do przykładowych opcji można zaliczyć: przesyłanie dokumentów, transfer danych z obecnego programu, możliwość rozwoju wraz z firmą, specyficzne rozwiązania dla Twojej działalności oraz dostęp online. Sporządź listę priorytetów. Dzięki temu będziesz zadowolony ze swojego wyboru. Sprawdź, czy konsultanci dostępni są zarówno online, jak i telefonicznie. Jeśli pojawi się problem, będziesz już wiedział, w jaki sposób możesz się z nimi skontaktować.