Nieodłącznym elementem prowadzenia firmy są negocjacje biznesowe. Stanowią solidny fundament stosunków z kontrahentami, a także pozwalają kontrolować realizację budżetu przedsiębiorstwa. Efektem wypracowanego porozumienia jest finalizacja transakcji, a w ostateczności udokumentowanie sprzedaży. W relacjach business-to-business operacje gospodarcze najczęściej potwierdza się fakturą VAT. Dla początkującego przedsiębiorcy wystawienie faktury może być problematyczne, szczególnie bez wykorzystania specjalistycznych narzędzi. W nowoczesnym programie do fakturowania dokumenty wystawiają się praktycznie same.
Co zawiera faktura zgodna z prawem?
Przedsiębiorca samodzielnie wystawiający faktury powinien sięgnąć do dwóch najważniejszych aktów prawnych: Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Powyższe przepisy wskazują zakres danych, jakie powinny być zamieszczone na dokumentach, bo to one decydują o tym, czy dany dokument jest traktowany jako faktura a nie jego nazwa. Specjalistyczne oprogramowanie do wystawiania faktur jest przygotowane na podstawie wymienionych aktów prawnych i można powiedzieć że jest „streszczeniem prawa”.
Aby faktura była uznana za prawidłowo wystawioną, musi spełnić wymagania przedstawione w art. 106 e. ustawy o VAT, czyli powinna zawierać następujące elementy:
1) datę wystawienia
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
12) stawkę podatku
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
15) kwotę należności ogółem
16) wyrazy „metoda kasowa” w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
17) wyraz „samofakturowanie” w przypadku gdy podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać faktury w imieniu i na rzecz tego podatnika
18) wyrazy „odwrotne obciążenie” w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługi
19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku VAT wskazać przepis ustawy lub dyrektywy albo akt prawny na podstawie którego podatnik korzysta ze zwolnienia
20) nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres
21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku
22) wyrazy „procedura marży dla biur podróży” w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży
23) wyrazy „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża
24) datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku, przebieg pojazdu (dla pojazdów lądowych) lub liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu (dla jednostek pływających oraz statków powietrznych) w przypadku, gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu.
Czy faktura zawsze powinna zawierać pełen zakres danych?
Wymienione wyżej elementy nie muszą występować w komplecie. Przypadki, w których faktura zawiera zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, są wymienione w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur.
1. Faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy powinna zawierać:
‣ datę wystawienia
‣ numer kolejny
‣ imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
‣ nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
‣ miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
‣ cenę jednostkową towaru lub usługi
‣ kwotę należności ogółem
‣ wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.) lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
2. Faktura dokumentująca świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy powinna zawierać:
‣ datę wystawienia
‣ numer kolejny
‣ imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług
‣ nazwę usługi
‣ kwotę, której dotyczy dokument.
3. Faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy powinna zawierać:
‣ datę wystawienia
‣ numer kolejny
‣ imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
‣ nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
‣ miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
‣ cenę jednostkową towaru lub usługi
‣ kwotę należności ogółem.
4. Faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:
‣ numer i datę wystawienia
‣ imię i nazwisko lub nazwę podatnika
‣ numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
‣ informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi
‣ kwotę podatku
‣ kwotę należności ogółem.
5. Faktura dokumentująca świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, z wyjątkiem usług opodatkowanych stawką podatku w wysokości 0%, wystawiana za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, powinna zawierać:
‣ numer i datę wystawienia
‣ imię i nazwisko lub nazwę podatnika
‣ numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
‣ informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi
‣ kwotę podatku
‣ kwotę należności ogółem
‣ określenie nabywcy usług
‣ informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z programu do fakturowania, nie musi pamiętać o tych wszystkich regulacjach. Poprawnie przeprowadzona początkowa konfiguracja, samodzielnie bądź z pomocą konfiguratora, pozwoli uniknąć błędów w wystawionych dokumentach, ale też sprawi, że korzystanie z aplikacji będzie przyjemniejsze.
Jakie dodatkowe dane można umieścić na fakturze?
Faktura VAT jest formalnym dokumentem podatkowym, który odzwierciedla faktyczne zdarzenia gospodarcze. Wprowadzenie jej do obrotu jest jednocześnie wystąpieniem okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego. W związku z tym faktura musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Prawo określa obowiązkowe elementy na fakturze. Ale jednocześnie nie wprowadza ograniczeń do umieszczenia innych dodatkowych elementów, których nie ma w rozporządzeniu. A zamieszczenie krótkich informacji, które mogą spowodować przyspieszenie transakcji, poprawić wizerunek firmy czy zwiększyć atrakcyjność oferty jest niekiedy pożądane przez kontrahenta. Co jest wykorzystywane przez producentów aplikacji do wystawiania faktur przy przygotowywaniu indywidualnych i spersonalizowanych szablonów dokumentów. Do takich detali należą:
- forma płatności
- data płatności
- numer firmowego rachunku bankowego
- forma dostawy towaru
- napis „faktura VAT”
- pieczątka firmowa
- oznaczenie „kopia” i „oryginał”
- logo firmowego
- informacje o godzinach otwarcia biura lub magazynu
- dane kontaktowe
- kody QR do szybkiej płatności
- numer rejestracyjny pojazdu
Nowoczesny dokument – faktura elektroniczna?
Innowacyjność zajrzała także do księgowości i fakturowania. Już znaczna cześć przedsiębiorców korzysta z komputera i oprogramowania do wystawiania faktur, odsyłając do lamusa gotowe, papierowe wzory. Nic więc dziwnego, wystawianie e-faktur pozwala zaoszczędzić czas, zautomatyzować obliczenia i wyeliminować pomyłki. Ważne, by wybrać najbardziej aktualne oprogramowanie, czyli wpisać w wyszukiwarkę frazę „program do faktur 2019„, by wyświetlić pożądane wyniki.
Profesjonalnie zaprojektowane narzędzie pomoże nie tylko w wystawianiu faktur. W jego zasobach przechowywać można kontakty biznesowe czy informacje o produktach i stanach magazynowych. W funkcjonalności znaleźć można także bardziej zaawansowane opcje, takie jak zarządzenie należnościami, szczegółowe raportowanie i ewidencjonowanie, rozszerzenia do sprzedaży wewnątrzwspólnotowej i eksportowej a także moduły pocztowe.