Odpowiednie archiwizowanie dokumentów, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach oraz w kancelariach komorniczych i adwokackich, to podstawa prawidłowego ich funkcjonowania. Duży nacisk kładzie się więc na solidne artykuły biurowe – wykonane z dobrych materiałów, trwałą techniką, zaprojektowane z myślą o czytelnym opisywaniu okładek itd. Jakie teczki na akta osobowe najlepiej sprawdzą się w warunkach Twojej firmy? Oto kilka przykładów teczek na akta, które można polecić do archiwizacji dokumentów.
Klasyczna teczka na akta – tekturowa: prosta i niezawodna
Teczki tekturowe są łatwo dostępne i niedrogie. Pozwalają na archiwizowanie każdego rodzaju dokumentów. Profesjonalne drukarnie i introligatornie posiadają w swojej ofercie teczki na akta osobowe na zamówienie (np. teczki z kataga.pl). Klient może wówczas liczyć na indywidualny design: kolor okładki, znaczniki ułatwiający archiwizację, logo firmy, specjalny układ linii do opisów spraw itd. Zwykle z oryginalnych teczek na akta korzystają kancelarie adwokackie oraz kancelarie komornicze, gdyż okładka stanowi w tym przypadku również skuteczną reklamę firmy.
Warto wybierać teczki posiadające pojedyncze łączenie okładek. Teczki na akta osobowe wiązane z obu stron są niestety mocno zawodne, potrafią rozwiązać się w najmniej oczekiwanym momencie i pomieszać plik papierów, co bywa kompletną katastrofą. Zamknięcie na gumkę, rzadziej na napę lub magnes, to najlepszy wariant – gumka najmniej ogranicza grubość teczki akt osobowych, podczas gdy dwa inne, wymienione rodzaje zamknięć będą zdecydowanie bardziej stabilne i ograniczą ryzyko otwarcia się teczki i zgubienia dokumentów.
Teczki na akta osobowe na hakach – upgrade, który robi różnicę!
Wbudowanie w klasyczną, tekturową teczkę na akta dodatkowego mocowania w postaci haka jest świetnym rozwiązaniem. Drukarnie coraz częściej dodają tę opcję do swojej oferty. Jest to wersja okładki na akta, która przeznaczona jest do specjalistycznych szaf, w których archiwizowane są duże ilości dokumentów w firmach. Teczki z aktami wiszą tutaj w powietrzu, na wewnętrznych szynach szuflad – są nie tylko łatwe i szybkie w identyfikacji, ale pozwalają też przeglądać wnętrze teczki na akta bez jej wyjmowania. Okładki są tutaj łączone plastikową klamerką, która do maksimum zmniejsza powierzchnię teczki akt osobowych, gdy ta jest zamknięta.
Źródło: https://kataga.pl/oferta/koperty-dla-urzedow-miejskich/
Akta osobowe bindowane z okładką
Firmowe zeszyty własnej roboty znane są szczególnie w firmach prowadzących działalność projektową lub wykonawczą w branży budowlanej i architektonicznej. Archiwizowane w ten sposób dokumenty z okładką na akta są bardzo trwałe i pozwalają na ich edytowanie także w terenie. Niestety, mają także swój minus – wkładanie i wyciąganie pojedynczych stron jest bardzo problematyczne i zajmuje wiele czasu.