Oprócz najpopularniejszej faktury VAT i faktury korygującej, z którymi spotykamy się najczęściej istnieją również inne rodzaje faktur, o których początkujący przedsiębiorca powinien wiedzieć. A czy Ty słyszałeś np. o fakturze eksportowej czy fakturze marża? Jeśli nie, czytaj dalej. Zacznijmy jednak od podstaw, bo może masz wątpliwości lub niekoniecznie wiesz jakie dokładnie zasady dotyczą faktury VAT. Kto może ją wystawić, w ciągu ilu dni należy wypisać fakturę, kiedy nie trzeba jej wystawiać i co dokładnie zawiera taki dokument?
Faktura VAT
Ten najbardziej oczywisty rodzaj dokumentu sprzedażowego to potwierdzenie sprzedaży lub zaliczki od firmy dostarczającej towar lub usługi na rzecz innych przedsiębiorstw czy organizacji. Osobom fizycznym nieprowadzącym działalności również można wystawić fakturę VAT, jednak dopiero na ich wniosek. Nie ma obowiązku wypisywania faktury, jeśli sprzedaż jest zwolniona z podatku VAT. Niezbędne jest tylko uwzględnienie takiej sprzedaży w odpowiednich polach deklaracji VAT. Czy fakturę może wystawić tylko sprzedawca? Otóż, nie. Za jego zgodą, nabywca lub dowolny inny podmiot może również takową wypisać. Co do terminu sporządzania faktury, liczy się 15 dni po dacie sprzedaży lub 30 dni przed datą sprzedaży. Odnośnie rachunku za media, fakturę można wystawić bezterminowo, ale obowiązkowo przed terminem płatności. Jeśli mowa o fakturach za usługi budowlane, należy wypisać w ciągu 30 dni od daty wykonania usługi.
Co każda faktura powinna zawierać?
Wystarczy wziąć do ręki jakąkolwiek fakturę, którą masz pod ręką i przyjrzeć się jej elementom. Po pierwsze: data wystawienia oraz data sprzedaży (dostawy lub wykonania usługi), tylko jeśli data jest znana i różni się od daty wystawienia faktury. Każda faktura powinna zawierać swój unikalny numer, aby łatwiej było ją odnaleźć i przechowywać w określonym porządku. Może to być Twój dowolny klucz. Obowiązkowo nazwy, adresy i NIP sprzedawcy oraz nabywcy. Kolejna rzecz to opis towaru lub usługi wraz z miarą i ilością oraz ceną jednostkową netto. Umieszczona powinna być także zastosowana stawka podatku, suma wartości sprzedaży netto z podziałem na różne stawki podatku oraz sprzedaż wolną od podatku, kwota podatku od sumy wartości netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz kwotę należności ogółem.
Stawka czy kwoty podatku nie muszą być zawarte w fakturze nieobjętych podatkiem VAT, np. w transakcji, w której podatnikiem jest nabywca. Czy wiesz, że od roku 2014 nie ma już obowiązku tytułowania zwrotem „faktura VAT” ani umieszczania informacji, że jest to oryginał czy kopia? W szczególnych przypadkach, jeśli wymagają tego przepisy, faktura powinna zawierać podstawę prawną zastosowanej stawki zwolnionej, czy następujące adnotacje: „odwrotne obciążenie” (w przypadku rozliczania podatku VAT przez nabywcę), „metoda kasowa” (odprowadzanie VAT dopiero po uzyskaniu zapłaty od kontrahenta), „samofakturowanie” (gdy to nabywca wystawia fakturę), „procedura marży” ( w przypadku handlu przedmiotami używanymi).
Zastanawiasz się, w jakim dniu rozliczyć VAT od faktury? Odpowiedź brzmi: w dacie sprzedaży. Są jednak pewne wyjątki. W przypadku faktur za media oraz usług budowlanych rozliczenie następuje w dniu wystawienia faktury, natomiast w przypadku faktury z dopiskiem „metoda kasowa” rozliczenie obowiązuje w dacie zapłaty za fakturę.
Faktura Marża
Związana z procedurą marży, czyli przeznaczona do transakcji sprzedaży towarów używanych, a także dzieł sztuki, antyków czy przedmiotów kolekcjonerskich. Faktura VAT-marża może być też zastosowana w przypadku, gdy transakcja zakupu danej rzeczy była zwolniona od podatku, nieopodatkowana, ponieważ sprzedawcą była osoba prywatna. W takiej sytuacji VAT oblicza się tylko od kwoty marży (różnica między ceną sprzedaży a ceną zakupu), a nie od kwoty netto sprzedaży.
Różnica między fakturą VAT a VAT-marża jest jedynie taka, że na tej drugiej jest dopisek „procedura marży” i umieszczona jest tylko kwota należności. Nie ma potrzeby wypisywać ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku ani kwoty podatku. Poza tym oba rodzaje dokumentów nie różnią się
zupełnie niczym. Rozliczenie faktury VAT-marża należy wprowadzić do deklaracji w te same rubryki, co sprzedaż krajową.
Faktura zaliczkowa
Na tym dokumencie widnieje jedynie kwota zaliczki. Nie ma miejsca na dostawę towaru czy wykonanie usługi, gdyż ta najczęściej nie została jeszcze dokonana. Czym jest w takim razie zaliczka? To każda wpłata, niezależnie od tego czy częściowa, czy wpłacona w całości, ale ważne, że została przekazana sprzedawcy przed datą sprzedaży. Nie ma znaczenia również sposób płatności ani kto wpłacił zadatek (firma, czy osoba fizyczna).
Nie należy zapominać o tym, że wystawienie faktury zaliczkowej jest obowiązkowe, jeśli nabywcą jest też przedsiębiorstwo. Niezależnie czy między datą wpłynięcia przedpłaty a datą sprzedaży jest dzień czy tydzień, wystawienie dokumentu jest obowiązkowe. Zasada ta nie obowiązuje jedynie w przypadku transakcji na usługi dostaw wewnątrzwspólnotowych czy tzw. mediów. Jeśli nabywcą jest osoba prywatna, wystarczy wystawić paragon fiskalny jako dowód wpłaty.
Co do różnic na fakturze zaliczkowej względem faktury VAT, są to szczegóły dotyczące kwoty (należy wpisać kwotę brutto oraz stawkę podatku właściwego dla zamówionej usługi lub towaru. Data dotyczy tylko dnia otrzymania zaliczki, ale należy umieścić szczegółowe informacje o zamówieniu, czego dokładnie dotyczy transakcja i jaka jest jej wartość w całości. Rozliczenia należy dokonać w miesiącu otrzymania zaliczki, nawet jeśli nie zdążyło się w tym samym miesiącu wystawić faktury zaliczkowej. Trzeba wykazać ją w deklaracji VAT w polu sprzedaż.
Faktura Eksportowa
Nietrudno się domyślić, że ten rodzaj faktury związany jest z eksportem towarów. Transakcja jest uznana za eksport, jeśli sprzedawca jest polskim podatnikiem VAT, towar zostaje przemieszczony poza UE oraz zgłoszony do odprawy celnej. Tylko jeśli te warunki zostają spełnione, możliwe jest wystawienie faktury eksportowej. Nie widnieje na niej kwota VAT, gdyż dla towarów eksportowych wynosi ona 0%. Waluta może być zarówno obca jak i polska, nie trzeba uwzględniać przeliczenia. To również nie ma znaczenia, tak samo jak język, w którym faktura zostaje wystawiona. Należy podać informacje wymagane przez urząd celny, a opis towaru na fakturze powinien być ten sam, co na zgłoszeniu celnym. Fakturę eksportową wykazuje się w deklaracji VAT. Dodatkowo należy posiadać dokument celny, na dowód wywozu towaru poza terytorium UE.
Faktura Walutowa
Ostatnią opcją jest faktura walutowa. Ten dokument tyczy się zagranicznych transakcji handlowych. Nie ma znaczenia kraj, do którego wysyłamy towar, nie ma żadnych obostrzeń względem waluty, w jakiej jest wystawiona faktura. Kwota podatku musi być jednak wykazana w złotówkach. Jedynie ta cecha wyróżnia fakturę walutową od standardowej.
Tylko tyle i aż tyle informacji dotyczących różnego rodzaju faktur to podstawa wiedzy dla przedsiębiorców, którzy rozpoczynają swój biznes. Wszystkie te dokumenty w prosty sposób można wystawić w darmowym programie do faktur Streamsoft Firmino.