Jak usprawnić pracę kadr w firmie, aby ułatwić obsługę rozliczeń pracowników? Czy istnieje program do efektywnej pracy dla specjalisty w dziale księgowości? Na pewno, ale co dokładnie świadczy o optymalności danego narzędzia i jest pomocne w wykonywaniu obowiązków pracownika kadrowego? Jak wybrać dobry program kadrowo-płacowy?
Kto odpowiada za wynagrodzenia?
Od kadr zależy sprawność funkcjonowania firmy i przepływ informacji. Gdyby nie specjaliści z działu, pracownicy nie otrzymywaliby odpowiedniego wynagrodzenia. To oni zajmują się wyliczaniem płac na podstawie przepracowanych godzin (również nadgodzin i godzin nocnych), rozliczaniem ekwiwalentów, urlopów i okresów zwolnień chorobowych oraz premii. Ich obowiązkiem jest również dbałość o prawidłowo wypełnione dokumenty, zgodnie z aktualnymi przepisami Kodeksu Pracy, bezpieczne ich przechowywanie, archiwizowanie lub niszczenie.
Czy dane pracowników są bezpieczne?
Program kadrowo-płacowy, w którym zachowane są niezbędne dane osobowe pracowników i informacje o ich zatrudnieniu, muszą być zabezpieczone zgodnie z RODO. Dostęp do informacji o personelu przeznaczony jest tylko jednostkom uprawnionym, a każdorazowy wgląd i wydruk jest monitorowany. Kartoteki pracowników oprócz danych osobowych i kontaktowych, aktualnego zdjęcia, zawierają również historię zatrudnienia, wszelkie nieobecności, wymiar urlopu, rodzaj umowy i okres zatrudnienia (w tym przypomnienia o dacie zakończenia umowy, nadchodzących szkoleniach BHP czy badaniach lekarskich). Wśród wrażliwych informacji widnieje też stawka wynagrodzenia, rozliczenia nadgodzin lub godzin nocnych, odcinki płacowe – dział kadr wie o pracownikach bardzo dużo ze względu na rodzaj wykonywanych obowiązków. Muszą jednak przestrzegać zasad Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych i zachować „tajemnicę zawodową”.
Skrupulatnie i na czas
Usprawnienie pracy kadr przez zautomatyzowanie procesów w programie kadrowym eliminuje błędy w wyliczeniach płac i pozwala na bardziej efektywną pracę w zachowaniu terminowości przy wystawianiu dokumentów, przykładowo listy płac. Oznacza to mniejszy nakład pracy człowieka przez przekierowanie zadań do programu kadrowo-płacowego. Generowanie deklaracji w formacie XML i ich wysyłka do ZUS, Urzędu Skarbowego czy eksportowanie do Płatnika to również zaleta aplikacji. Na podstawie wprowadzonych danych, system samodzielnie wylicza wynagrodzenia, składki, zasiłki, ekwiwalenty.
Prostą obsługę zapewnia intuicyjny interfejs, cechujący program Aga – Kadry i Płace od Streamsoft. Oprogramowanie przeznaczone dla małych firm współpracuje z programem księgowym, m. in. umożliwia eksport danych płacowych. Program kadrowo-płacowy jest na bieżąco aktualizowany oraz zgodny z przepisami prawa pracy. Informacje o pracownikach, ewidencja czasu pracy, opracowywanie dokumentów, tj. umowy, świadectwa pracy, zaświadczenia, listy płac – to możliwości i funkcjonalności programu „Aga”, który usprawni pracę w dziale kadr.